Aanpak IBPToestemming

Toestemming

Je mag persoonsgegevens verwerken als je daar een wettelijke grondslag voor hebt. De grondslag is het uitgangspunt waarmee je de persoonsgegevens verwerkt. Een van de wettelijke grondslagen is toestemming. Dat betekent dat je persoonsgegevens mag verwerken als je daarvoor toestemming hebt gekregen van de eigenaren van die persoonsgegevens: leerlingen en/of ouders.

Om toestemming moet je vragen. En je moet kunnen aantonen dat je toestemming hebt gekregen. In welke gevallen moet je op school om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens vragen?

  1. Foto’s en video’s
    Maak en deel je foto’s en video’s? Dat mag niet zonder toestemming. Het gebruik van een pasfoto voor het leerlingendossier vormt hierop een uitzondering. Ga naar de foto’s en video’s van leerlingen.
  2. Sociale media in de klas
    Gebruik je sociale media in de klas als onderdeel van het lesprogramma en deel je daarbij persoonsgegevens van leerlingen? Vraag daarvoor toestemming. Ga naar afspraken over sociale media.
  3. Extra zorg of begeleiding
    Heeft een leerling extra zorg of begeleiding nodig? En schakel je daarbij iemand in van buiten de school? Vraag dan eerst om toestemming. Krijgt een leerling extra begeleiding van een leraar of stagiair van school? Daarvoor hoef je geen toestemming te vragen.
  4. Inzage in leerprestaties
    Ouders hebben het recht de leerprestaties van hun kinderen in te zien tot ze 18 jaar zijn. Daarna moet een leerling toestemming geven voor inzage. Let op: dit is een uitzondering op de regel dat jongeren vanaf 16 jaar over hun eigen persoonsgegevens gaan. Zie voor meer informatie artikel 23b van de Wet op het voortgezet onderwijs.
  5. Onderzoek gemeente en GGD
    Voert de gemeente via de GGD of jeugdgezondheidsorganisatie een gezondheidsonderzoek uit op school? Dan moet je daarvoor toestemming vragen.
  6. OKR dossier en OSO
    Bij de overstap van po naar vo geeft de basisschool een onderwijskundig rapport (OKR) aan de middelbare school. Dit is een wettelijke taak. Daarvoor is geen toestemming nodig van de ouders. Ouders moeten het rapport wel kunnen inzien, maar mogen het niet laten wijzigen. Ze mogen wel hun opmerkingen in het rapport laten opnemen. Meer informatie in artikel 42 van de Wet op het primair onderwijs. Stapt een leerling over van de ene middelbare school naar de andere en is hij of zij jonger dan 16 jaar? Dan moeten ouders wel toestemming geven voor overdracht van het dossier. Meer informatie in artikel 103b lid 7 van de Wet op het voortgezet onderwijs. Is de leerling ouder dan 16 jaar? Dan moet hij of zij zelf toestemming geven.

Wie vraag je om toestemming?

Zijn leerlingen jonger dan 16 jaar? Dan vraag je de ouders om toestemming. Zijn ze ouder dan 16 jaar? Dan vraag je de leerlingen zelf om toestemming. Inzage in de leerprestaties vormen hierop een uitzondering.

Regels voor het vragen van toestemming

Vraag je om toestemming voor het delen van persoonsgegevens? Dan moet de manier waarop ouders of leerlingen toestemming geven aan drie voorwaarden voldoen:

  • In vrijheid
    Toestemming moet in vrijheid gegeven zijn. Dat betekent dat ouders of leerlingen altijd in staat moeten zijn die toestemming weer in te trekken of alsnog te geven.
  • Expliciet
    Expliciet om toestemming vragen betekent dat iemand bewust toestemming geeft. Het geven van toestemming mag dus niet verborgen zijn in de schoolregels. Je kunt er ook niet vanuit gaan dat er toestemming gegeven is als ouders niet reageren op een algemene vraag over toestemming. Expliciet om toestemming vragen doe je met een toestemmingsformulier.
  • Specifiek
    Voor ouders en leerlingen moet het altijd duidelijk zijn waarvoor ze toestemming geven. Geef in je formulier aan waar en met wie je welke persoonsgegevens deelt en met welk doel. Zo weten ouders en leerlingen wat ze kunnen verwachten als ze toestemming geven.

Let op: geven ouders geen toestemming? Respecteer die keuze en deel bijvoorbeeld niet toch foto’s of video’s als ouders hebben aangegeven dat ze dat niet willen.

Is het wettelijk verplicht?

In sommige gevallen ben je verplicht om toestemming te vragen als je persoonsgegevens wilt verwerken.

Meer informatie vind je in artikel 7 van de AVG.

Wie doet wat?

In het overzicht hieronder zie je wie wat doet bij het het vragen van toestemming.

Verantwoordelijkheid


Schoolbestuur
Bewaakt dat er toestemming wordt gevraagd.

Uitvoering


Ict-coördinator of
Privacy Officer
Verspreidt (digitale) toestemmingsformulieren.

Meer weten over de rol- en taakverdeling voor IBP? Ga naar rollen en verantwoordelijkheden.

Aan de slag

Hoe organiseer je toestemming en wat doe je daarna?

Stap 1 | Inventariseren

Inventariseer waar je toestemming voor moet vragen.

Stap 2 | Toestemmingsformulier

Maak een toestemmingsformulier. Ons toestemmingsformulier voor het gebruik van foto’s en video’s van leerlingen kan als voorbeeld dienen.

Stap 3 | Vraag ouders of leerlingen om toestemming

Vraag ouders of leerlingen om toestemming voor het delen van persoonsgegevens. Het is handig om dat aan het begin van het schooljaar te doen of bij de inschrijving.

Stap 4 | Vastleggen

Leg de verkregen toestemming vast.

Stap 5 | Communicatie

Zorg dat leraren op de hoogte zijn van de toestemming die ouders of leerlingen hebben gegeven.

Stap 6 | Herinneren

Herinner ouders en leerlingen jaarlijks aan het begin van het schooljaar aan het feit dat ze wel of geen toestemming hebben gegeven en dat ze dit kunnen wijzigen. Je kunt deze herinnering bijvoorbeeld verspreiden via de nieuwsbrief.

Hou rekening met

Persoonsgegevens delen van medewerkers

In de schoolgids of op de website worden vaak namen van medewerkers vermeld. Je laat leerlingen en ouders zo zien wie er op school werkt. Omdat je zou kunnen zeggen dat de leraar, mentor, decaan of directielid zijn werk niet goed kan doen als zijn naam niet bekend mag zijn, hoef je hier geen toestemming voor te vragen. In dit geval is de grondslag gerechtvaardigd belang. Je moet je medewerkers wel informeren dat je hun persoonsgegevens vermeld. Ze kunnen dan eventueel – onderbouwd – bezwaar maken tegen de publicatie. Bijvoorbeeld in het geval van een problematische familiesituatie. Weeg daarom goed af welke persoonsgegevens je van je medewerkers deelt en waar je ze neerzet. Moet je naast een naam ook contactgegevens opnemen? Is het nodig dat ouders het mailadres van alle leraren krijgen? Misschien is het handiger om via het ouderportaal die persoonsgegevens alleen beschikbaar te stellen per klas.

Inhoudsopgave