Foto’s en video’s van leerlingen

Een foto of video zegt iets over de persoon die erop staat. Je kunt er ras, etniciteit en soms zelfs geloof uit afleiden. Daarom zijn foto’s en video’s ook persoonsgegevens. Je mag ze daarom niet zonder toestemming publiceren of delen.

Je mag als school foto’s en video’s maken. Wil je foto’s en video’s van leerlingen gebruiken en delen? Dan moet je moet je hier toestemming voor vragen. Met delen wordt niet alleen bedoeld delen op sociale media, maar ook het laten zien van die foto’s in lessituaties of tijdens een ouderavond. Waar moet je in de praktijk aan denken bij het delen en gebruiken van foto’s door een school?

  • Er is een schoolfeest en je plaatst de foto’s op Facebook.
  • Je maakt foto’s van een leerling in de klas en deelt die foto’s via de nieuwsbrief.
  • Je maakt een filmpje van de musical van groep 8 en zet die op de homepage van je website.
  • Het verstrekken van de klassenfoto aan alle ouders van een klas.
Hoe ga je om met beeldmateriaal?

Is het wettelijk verplicht?

Het vragen van toestemming bij het delen van beeldmateriaal is verplicht. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet je toestemming te vragen als je foto’s of video’s van leerlingen wilt gebruiken. Zijn leerlingen ouder dan 16 jaar? Dan kunnen ze zelf toestemming geven. Zijn ze jonger dan 16 jaar? Dan moet je toestemming vragen aan hun ouders. Je hoeft maar één keer om toestemming te vragen. Je moet ouders en leerlingen er wel jaarlijks op wijzen dat ze toestemming hebben gegeven. En dat ze die toestemming op ieder moment kunnen intrekken.

Meer informatie vind je in artikel 7, artikel 8 en artikel 15-19 van de AVG.

Wie doet wat?

In het overzicht hieronder zie je wie wat doet bij het regelen van toestemming voor het delen van foto’s van leerlingen.

Verantwoordelijkheid


Schoolbestuur
Erop toezien dat toestemming wordt geregeld.

Uitvoering


Ict-coördinator,
Privacy Officer of
administratie
Regelen van toestemming.

Meer weten over de rol- en taakverdeling voor IBP? Ga naar rollen en verantwoordelijkheden.

Aan de slag

Voor het vragen van toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens gelden een aantal regels. Ook voor het gebruik van foto’s. Je leest meer over die regels op de pagina toestemming.

Het vragen van  toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s gebeurt in 3 stappen.

Stap 1 | Maak een toestemmingsformulier

Heb je nog geen toestemmingsformulier? Gebruik dan ons voorbeeld. Ouderportalen of leerlingvolgsystemen bieden soms ook toestemmingsformulieren aan. Vraag dit na bij je leverancier.

Stap 2 | Toestemming vragen

Heb je je toestemmingsformulieren gemaakt? Dan kun je daadwerkelijk om toestemming vragen. Je mag als school kiezen op welk moment je om toestemming wilt vragen. Het is handig om het meteen bij de inschrijving van een nieuwe leerling te doen. Moeten bestaande leerlingen nog om toestemming worden gevraagd? Regel het dan bijvoorbeeld tijdens een oudergesprek.

Let op: ouders en leerlingen moeten toestemming altijd kunnen weigeren of intrekken. Respecteer altijd de keuze die ouders gemaakt hebben.

Stap 3 | Jaarlijkse reminder

Is er toestemming gegeven? Dan hoef je het niet ieder jaar opnieuw te vragen. Ouders die geen toestemming hebben gegeven, kunnen dat wel op een later moment alsnog doen. Net als dat toestemming weer kan worden ingetrokken. Wijs ouders op deze rechten met een jaarlijkse reminder over het geven van toestemming, bijvoorbeeld via de nieuwsbrief aan het begin van het schooljaar.

Tool: Voorbeeld toestemmingsformulier

Hou rekening met

Schoolfotograaf

De schoolfotograaf krijgt foto’s van leerlingen. Dat zijn persoonsgegevens. Soms krijgt de schoolfotograaf ook adressen van ouders om de foto’s te verspreiden. Omdat de school de fotograaf persoonsgegevens ter beschikking stelt voor het uitvoeren van de werkzaamheden, moet de school een verwerkersovereenkomst afsluiten met de fotograaf. Dat zijn slechts een paar persoonsgegevens zoals NAW-gegevens van de ouders, de klas, enzovoort. 

Schoolfotografen kunnen de algemene verwerkersovereenkomst van het privacy convenant gebruiken. Zo wordt het makkelijker om afspraken te maken met elkaar. Deze overeenkomst is speciaal voor leveranciers die wel verwerker zijn, maar geen digitale leermiddelen leveren.  

De verwerkersovereenkomst biedt de school mogelijkheden om de schoolfotograaf beperkingen op te leggen over wat er wel en niet mag gebeuren met die gegevens en foto’s.

Er zijn verschillende manieren waarop een school een schoolfotograaf in kan schakelen om foto’s te laten verspreiden:

  • de foto’s kunnen in een envelop meegegeven worden aan de leerling
  • de leerling krijgt een kaart met codes waarmee ouders thuis kunnen inloggen om de foto’s te bekijken en bestellen
  • de fotograaf stuurt de foto’s en/of code op aan de ouders aan het adres dat de school aan de schoolfotograaf heeft verstrekt. 

In alle gevallen maakt de school afspraken met de schoolfotograaf over de aflevering. De ouders verwachten dat ook, omdat zij niet betrokken zijn bij de afspraken met de schoolfotograaf. Er worden immers in opdracht van de school en onder schooltijd foto’s gemaakt. 

Voor de klassenfoto geldt dat de ouders voor het maken daarvan toestemming moeten geven, omdat hun kind op de klassenfoto wordt gezet die wordt verspreid en gedeeld met andere ouders. 

Klassenfoto

Voor het maken van een klassenfoto heb je altijd toestemming nodig van de leerlingen die erop komen. Vraag leerlingen of ouders dus altijd toestemming voor het maken en delen van de klassenfoto via je toestemmingsformulier. Heb je van een leerling geen toestemming voor de klassenfoto? Dan gaat hij of zij dus niet op de foto.

Uitzondering: foto’s ter identificatie

Foto’s gebruiken zonder toestemming mag niet. Er is hierop één uitzondering: het gebruik van een pasfoto voor identificatie. Hiervoor heeft een school een zogeheten ‘gerechtvaardigd belang’ om een foto te gebruiken. Het is voor school belangrijk om altijd een leerling te kunnen identificeren. Dit betekent dat je zonder toestemming pasfoto’s van leerlingen mag gebruiken voor het leerlingadministratiesysteem of voor op een schoolpas.

Toestemming door 1 of 2 ouders

Zijn leerlingen jonger dan 16 jaar? Dan moeten ouders toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal. Voor de wet is toestemming van één van beide ouders voldoende. Weet je als school dat de andere ouder liever geen toestemming geeft? Dan moet je van beide ouders toestemming hebben om foto’s van de leerling te kunnen gebruiken. Voor het intrekken van de toestemming is de mededeling van één ouder genoeg. Vraag bij twijfel echter altijd om twee handtekeningen of gebruik de foto voor de zekerheid niet.

Foto’s van medewerkers

Wil je niet alleen de naam, maar ook foto’s van de directie, decaan, mentoren of leraren publiceren op de website van de school? Dan gelden er andere regels dan bij foto’s van leerlingen. Met het publiceren van foto’s van medewerkers laat je leerlingen en ouders zien wie er op school werkt. Zo maak je het contact met medewerkers persoonlijker en leerlingen kunnen hun leraar sneller herkennen. Omdat je zou kunnen zeggen dat de leraar, mentor, decaan of directielid zijn werk niet goed kan doen als zijn naam en foto niet bekend mag zijn, hoef je geen toestemming te vragen voor het plaatsen van de foto. In dit geval is de grondslag gerechtvaardigd belang. Je moet je medewerkers wel informeren dat je hun foto’s publiceert. Ze kunnen dan eventueel – onderbouwd – bezwaar maken tegen de publicatie. Bijvoorbeeld in het geval van een problematische familiesituatie. Weeg daarom goed af welke foto’s en persoonsgegevens je van je medewerkers deelt en waar ze neerzet. Misschien is het niet nodig om alle foto’s op de publieke website te zetten, maar zorg je dat ze wel te zien via bijvoorbeeld het ouderportaal.

Gebruik van foto’s bij activiteiten in de klas

Wordt er in de klas een moederdagcadeautje geknutseld met een pasfoto? Of is een klas tijdens de tekenles bezig met een zelfportret aan de hand van een foto? Dan is er geen toestemming nodig voor het gebruik van de foto’s. Wil je de zelfportretten met de bijbehorende pasfoto’s op Facebook zetten? Dan is er wél toestemming nodig.

Ouders of pers die foto’s en video’s maken

Als school ben je alleen verantwoordelijk voor foto’s die je zelf of in opdracht laat maken. Je bent dus niet verantwoordelijk voor de foto’s die een ouder tijdens een schoolreisje maakt en deelt via Facebook. Of de foto’s die een journalist maakt op het schoolplein. Dat betekent niet dat je als school niet hoeft op te treden. Weet je dat er leerlingen zijn die niet op de foto mogen? Hou ze dan weg bij de journalist. En vraag ouders om terughoudend te zijn met het delen van foto’s en bijvoorbeeld de leukste foto’s naar de leraar te sturen. De leraar kan dan zelf foto’s selecteren en foto’s verwijderen van leerlingen waarvan ouders geen toestemming hebben gegeven.

Video-opnames door student, stagiair of leraar

Wil een student, stagiair of leraar video-opnames maken in de klas voor zijn of haar opleiding? En wordt dit materiaal alleen binnen de school gebruikt om de vaardigheden van de stagiair of leraar te beoordelen of evalueren? Dan is er voor de beelden geen toestemming nodig. Het is wel verstandig om de ouders of verzorgers van de leerlingen te melden dat er opnames worden gemaakt die alleen voor intern gebruik zijn. Hou daarnaast rekening met de volgende zaken:

  • Zorg dat de beelden veilig worden opgeslagen en bewaard.
  • Verwijder de beelden als ze niet meer nodig zijn.
  • Deel en publiceer de beelden niet. Hou als vuistregel aan dat de beelden de school niet mogen verlaten.
Video-oplossingen voor een zieke leerling?

Een leerling is ziek thuis, maar wil toch zo veel mogelijk proberen om les te blijven volgen. Mag je de les in zo’n geval filmen of livestreamen? Privacy is hier mogelijk in het geding, omdat de zieke leerling, leraar en soms leerlingen in beeld komen.

Maak je gebruik van een livestream? Dan is het vragen van toestemming niet nodig. De zieke leerling ziet beelden die hij anders in de klas ook had gezien. Omdat de beelden niet opgenomen worden, is de kans op misbruik veel kleiner. Je bespreekt met de leraar, zieke leerling en zijn ouders dat je een livestream gebruikt en wat de regels daarvoor zijn. Je spreekt af met de leverancier dat de beelden niet worden opgenomen of bewaard en dat de verbinding goed wordt beveiligd. Informeer ouders van andere leerlingen in de klas, want hun kinderen kunnen wel in beeld komen.

Maak je een opname van de les? Dan is toestemming van leerlingen en/of ouders wel nodig, omdat het risico op misbruik van de beelden groter is. Zorg dat je ouders en leerlingen informeert over de opnames en wat er precies mee gebeurt. Van de leraar is geen toestemming nodig, maar je mag de beelden niet gebruiken om bijvoorbeeld de leraar te beoordelen. Verder maak je met de leraar, leerling en zijn ouders afspraken over wat er wel en niet mag gedaan worden met de opnames.

Verdieping

Inhoudsopgave