Foto’s en video’s van leerlingen

De schoolfotograaf maakt foto’s van leerlingen. Dat zijn persoonsgegevens. Afhankelijk van de afspraken die de school met de fotograaf maakt is de fotograaf verwerkingsverantwoordelijkeDegene die het doel en de middelen bepaalt bij het verwerken van persoonsgegevens, zoals een schoolbestuur. More of verwerkerDegene of de organisatie die handelt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals de leverancier van het leerlingadministratiesysteem. Deze mag alleen verwerkingen doen waarvoor hij uitdrukkelijk opdracht krijgt. More. Hoe dit precies zit kan je lezen in het advies Schoolfotograaf en AVG.

Als je vaststelt dat de schoolfotograaf van jouw school verwerker is dan kunnen jullie gebruikmaken van de de algemene verwerkersovereenkomst van het privacyconvenantHet stelsel van afspraken die scholen en aanbieders van digitale diensten met elkaar maken, waarbij iedereen de afspraken op dezelfde manier uitlegt. More. Deze overeenkomst is speciaal voor leveranciersAanbieders van ict- of leermiddelen. More die wel verwerker zijn, maar geen digitale leermiddelen leveren.

Er zijn verschillende manieren waarop een school de schoolfotograaf foto’s kan laten verspreiden:

• de foto’s kunnen in een envelop meegegeven worden aan de leerling
• de leerling krijgt een kaart met codes waarmee ouders thuis kunnen inloggen om de foto’s te bekijken en bestellen

Het wordt scholen afgeraden om de fotograaf adressen van ouders te verstrekken om de foto’s op te sturen. In alle gevallen maakt de school afspraken met de schoolfotograaf over de aflevering.

Voor de klassenfoto geldt dat de ouders voor het maken daarvan altijd toestemming moeten geven, omdat hun kind op de klassenfoto wordt gezet die wordt verspreid en gedeeld met andere ouders.

Voor het maken van een klassenfoto heb je altijd toestemming nodig van de leerlingen die erop komen. Vraag leerlingen of ouders dus altijd toestemming voor het maken en delen van de klassenfoto via je toestemmingsformulier. Heb je van een leerling geen toestemming voor de klassenfoto? Dan gaat hij of zij dus niet op de foto.

Zijn leerlingen jonger dan 16 jaar? Dan moeten ouders toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal. Voor de wet is toestemming van één van beide ouders voldoende. Weet je als school dat de andere ouder liever geen toestemming geeft? Dan moet je van beide ouders toestemming hebben om foto’s van de leerling te kunnen gebruiken. Voor het intrekken van de toestemming is de mededeling van één ouder genoeg. Vraag bij twijfel echter altijd om twee handtekeningen of gebruik de foto voor de zekerheid niet.

Wil je niet alleen de naam, maar ook foto’s van de directie, decaan, mentoren of leraren publiceren op de website van de school? Dan gelden er andere regels dan bij foto’s van leerlingen. Met het publiceren van foto’s van medewerkers laat je leerlingen en ouders zien wie er op school werkt. Zo maak je het contact met medewerkers persoonlijker en leerlingen kunnen hun leraar sneller herkennen. Omdat je zou kunnen zeggen dat de leraar, mentor, decaan of directielid zijn werk niet goed kan doen als zijn naam en foto niet bekend mag zijn, hoef je geen toestemming te vragen voor het plaatsen van de foto. In dit geval is de grondslagDe (wettelijke) basis waarop je persoonsgegevens verwerkt. Er zijn 6 mogelijke grondslagen: toestemming, overeenkomst, de wet, publiekrechtelijke taak, vitaal belang van de betrokkene, of gerechtvaardigd belang. More gerechtvaardigd belang. Je moet je medewerkers wel informeren dat je hun foto’s publiceert. Ze kunnen dan eventueel – onderbouwd – bezwaar maken tegen de publicatie. Bijvoorbeeld in het geval van een problematische familiesituatie. Weeg daarom goed af welke foto’s en persoonsgegevens je van je medewerkers deelt en waar ze neerzet. Misschien is het niet nodig om alle foto’s op de publieke website te zetten, maar zorg je dat ze wel te zien via bijvoorbeeld het ouderportaal.

Als school ben je alleen verantwoordelijk voor foto’s die je zelf of in opdracht laat maken. Je bent dus niet verantwoordelijk voor de foto’s die een ouder tijdens een schoolreisje maakt en deelt via Facebook. Of de foto’s die een journalist maakt op het schoolplein. Dat betekent niet dat je als school niet hoeft op te treden. Weet je dat er leerlingen zijn die niet op de foto mogen? Hou ze dan weg bij de journalist. En vraag ouders om terughoudend te zijn met het delen van foto’s en bijvoorbeeld de leukste foto’s naar de leraar te sturen. De leraar kan dan zelf foto’s selecteren en foto’s verwijderen van leerlingen waarvan ouders geen toestemming hebben gegeven. Meer informatie over het gebruik van foto’s door de pers vind je op de website van de Nederlandse Vereniging voor Journalistiek.

Wil een (student), stagiair of leraar video-opnames maken in de klas voor zijn of haar opleiding? En wordt dit materiaal alleen door de school en de opleidingsinstelling gebruikt om de vaardigheden van de stagiair of leraar te beoordelen of evalueren? Dan is er voor de beelden geen toestemming nodig. De school is namelijk verantwoordelijk voor onderwijskwaliteit: bekwame leraren die kwalitatief goede lessen kunnen geven. De grondslag voor het maken van dergelijke opnames is daarom een wettelijke taak van de school. Uitgebreide informatie en advies over deze grondslag en wat er verder geregeld moet worden door de school bij video-opnames van een stagiair in de klas zijn te vinden in het Advies aan onderwijsinstellingen – Privacy-toets video-opnames studenten en leerlingen, gepubliceerd op Platform Samen Opleiden.

Een leerling is ziek thuis, maar wil toch zo veel mogelijk proberen om les te blijven volgen. Mag je de les in zo’n geval filmen of livestreamen? PrivacyHet recht om met rust te worden gelaten, om te weten en te bepalen wat er met gegevens over jou gebeurt en om te weten wie de beschikking heeft over jouw persoonsgegevens. More is hier mogelijk in het geding, omdat de zieke leerling, leraar en soms leerlingen in beeld komen.

Maak je gebruik van een livestream? Dan is het vragen van toestemming niet nodig. De zieke leerling ziet beelden die hij anders in de klas ook had gezien. Omdat de beelden niet opgenomen worden, is de kans op misbruik veel kleiner. Je bespreekt met de leraar, zieke leerling en zijn ouders dat je een livestream gebruikt en wat de regels daarvoor zijn. Je spreekt af met de leverancier dat de beelden niet worden opgenomen of bewaard en dat de verbinding goed wordt beveiligd. Informeer ouders van andere leerlingen in de klas, want hun kinderen kunnen wel in beeld komen.

Maak je een opname van de les? Dan is toestemming van leerlingen en/of ouders wel nodig, omdat het risico op misbruik van de beelden groter is. Zorg dat je ouders en leerlingen informeert over de opnames en wat er precies mee gebeurt. Van de leraar is geen toestemming nodig, maar je mag de beelden niet gebruiken om bijvoorbeeld de leraar te beoordelen. Verder maak je met de leraar, leerling en zijn ouders afspraken over wat er wel en niet mag gedaan worden met de opnames.