Toestemming vragen

Je mag persoonsgegevensAlle gegevens waarmee direct of indirect een natuurlijk persoon (mens) kan worden geïdentificeerd. Het kan bijvoorbeeld gaan om een naam, BSN-nummer, geboortedatum, telefoonnummer of IP-adres. More verwerkenAlles wat er met persoonsgegevens wordt gedaan, wordt in de wet verwerken genoemd. Verwerken is dus onder meer: online en offline persoonsgegevens verzamelen, kopiëren, opslaan, verspreiden, publiceren, delen én uitwisselen. Het maakt dus niet uit wat je doet met persoonsgegevens: alles noemen we verwerken en valt onder de wettelijke bescherming. More als je daar een wettelijke grondslagDe (wettelijke) basis waarop je persoonsgegevens verwerkt. Er zijn 6 mogelijke grondslagen: toestemming, overeenkomst, de wet, publiekrechtelijke taak, vitaal belang van de betrokkene, of gerechtvaardigd belang. More voor hebt. De grondslag is het uitgangspunt waarmee je de persoonsgegevens verwerkt. Een van de wettelijke grondslagen is toestemming. Dat betekent dat je persoonsgegevens mag verwerken als je daarvoor toestemming hebt gekregen van de eigenaren van die persoonsgegevens: leerlingen en/of oudersWaar ouders staat worden de wettelijke vertegenwoordigers bedoeld: personen die de ouderlijke verantwoordelijkheid dragen voor het kind. Dit kunnen ook verzorgenden zijn. More.

Om toestemming moet je vragen. En je moet kunnen aantonen dat je toestemming hebt gekregen. In welke gevallen moet je op school om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens vragen?

1. Foto’s en video’s
   Maak en deel je foto’s en video’s? Dat mag niet zonder toestemming. Het gebruik van een pasfoto voor het leerlingendossier vormt hierop een uitzondering. Ga naar de foto’s en video’s van leerlingen.
2. Sociale media in de klas
   Gebruik je sociale media in de klas als onderdeel van het lesprogramma en deel je daarbij persoonsgegevens van leerlingen? Vraag daarvoor toestemming. Ga naar afspraken over sociale media.
3. Extra zorg of begeleiding
   Heeft een leerling extra zorg of begeleiding nodig? En schakel je daarbij iemand in van buiten de school? Vraag dan eerst om toestemming. Krijgt een leerling extra begeleiding van een leraar of stagiair van school? Daarvoor hoef je geen toestemming te vragen.
4. InzageDe mogelijkheid die betrokkenen hebben om hun eigen persoonsgegevens in te zien of een overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt. More in leerprestaties
   Ouders hebben het recht de leerprestaties van hun kinderen in te zien tot ze 18 jaar zijn. Daarna moet een leerling toestemming geven voor inzage. Let op: dit is een uitzondering op de regel dat jongeren vanaf 16 jaar over hun eigen persoonsgegevens gaan. Zie voor meer informatie artikel 23b van de Wet op het voortgezet onderwijs.
5. Onderzoek gemeente en GGD
   Voert de gemeente via de GGD of jeugdgezondheidsorganisatie een gezondheidsonderzoek uit op school? Dan moet je daarvoor toestemming vragen.
6. OKRHet onderwijskundig rapport. More dossier en OSO
   Bij de overstap van po naar vo geeft de basisschool een onderwijskundig rapport (OKR) aan de middelbare school. Dit is een wettelijke taak. Daarvoor is geen toestemming nodig van de ouders. Ouders moeten het rapport wel kunnen inzien, maar mogen het niet laten wijzigen. Ze mogen wel hun opmerkingen in het rapport laten opnemen. Meer informatie in artikel 42 van de Wet op het primair onderwijs. Stapt een leerling over van de ene middelbare school naar de andere of naar een mbo-opleiding? Dan geldt hetzelfde. Toestemming van de ouders of leerlingen van ouder dan 16 jaar is niet nodig, omdat het om een wettelijke taak van de school gaat. Ze hebben wel recht op inzage. Meer informatie in artikel 103b lid 7 van de Wet op het voortgezet onderwijs.
   

Wie vraag je om toestemming?

Zijn leerlingen jonger dan 16 jaar? Dan vraag je de ouders om toestemming. Zijn ze ouder dan 16 jaar? Dan vraag je de leerlingen zelf om toestemming. Inzage in de leerprestaties vormen hierop een uitzondering.

Regels voor het vragen van toestemming

Vraag je om toestemming voor het delen van persoonsgegevens? Dan moet de manier waarop ouders of leerlingen toestemming geven aan drie voorwaarden voldoen:

• In vrijheid
  Toestemming moet in vrijheid gegeven zijn. Dat betekent dat ouders of leerlingen altijd in staat moeten zijn die toestemming weer in te trekken of alsnog te geven.
• Expliciet
  Expliciet om toestemming vragen betekent dat iemand bewust toestemming geeft. Het geven van toestemming mag dus niet verborgen zijn in de schoolregels. Je kunt er ook niet vanuit gaan dat er toestemming gegeven is als ouders niet reageren op een algemene vraag over toestemming. Expliciet om toestemming vragen doe je met een toestemmingsformulier.
• Specifiek
  Voor ouders en leerlingen moet het altijd duidelijk zijn waarvoor ze toestemming geven. Geef in je formulier aan waar en met wie je welke persoonsgegevens deelt en met welk doel. Zo weten ouders en leerlingen wat ze kunnen verwachten als ze toestemming geven.

Is het wettelijk verplicht?

In sommige gevallen ben je verplicht om toestemming te vragen als je persoonsgegevens wilt verwerken.

Meer informatie vind je in artikel 7 van de AVG. Raadpleeg het normenkader IBP po vo voor maatregelen die hierbij horen. 

Wie doet wat?

Bij het vragen van toestemming zijn verschillende rollen betrokken met elk hun eigen taken:

• Het schoolbestuurHet schoolbestuur is het bevoegd gezag en daarmee eindverantwoordelijk voor alles dat met IBP te maken heeft. More bewaakt dat er toestemming wordt gevraagd.
• De ict-coördinatorIn het po meestal betrokken bij de praktische uitvoering van IBP. Deze rol kan afhankelijk van het soort onderwijs (po of vo) en van de grootte van de organisatie, ook vervuld worden door een Privacy Officer, manager IBP, verantwoordelijke IBP, informatiemanager, Security Officer, functioneel beheerder, ict-beheerder of kwaliteitsmedewerker. More of Privacy OfficerIn het vo meestal betrokken bij de uitvoering van IBP. Deze rol kan ook afhankelijk van het soort onderwijs (po of vo) en van de grootte van de organisatie, ook vervuld worden door een manager IBP, verantwoordelijke IBP, informatiemanager, Security Officer, functioneel beheerder, ict-beheerder, ict-coördinator of kwaliteitsmedewerker. More verspreidt (digitale) toestemmingsformulieren.

Meer weten over de rol- en taakverdeling voor IBP? Ga naar rollen en verantwoordelijkheden.

Aan de slag

Hoe organiseer je toestemming en wat doe je daarna?

Stap 1 | Inventariseren

Inventariseer waar je toestemming voor moet vragen. Maak daar een lijst van.

Stap 2 | Toestemmingsformulier

Maak een toestemmingsformulier. Ons toestemmingsformulier voor het gebruik van foto’s en video’s van leerlingen kan als voorbeeld dienen.

Stap 3 | Vraag ouders of leerlingen om toestemming

Gebruik je inventarisatielijst van stap 1 om toestemming te vragen aan ouders of leerlingen voor het delen van persoonsgegevens. Het is handig om dat aan het begin van het schooljaar te doen of bij de inschrijving.

Stap 4 | Vastleggen

Leg de verkregen toestemming vast.

Stap 5 | Communicatie

Zorg dat leraren op de hoogte zijn van de toestemming die ouders of leerlingen hebben gegeven.

Stap 6 | Herinneren

Herinner ouders en leerlingen jaarlijks aan het begin van het schooljaar aan het feit dat ze wel of geen toestemming hebben gegeven en dat ze dit kunnen wijzigen. Je kunt deze herinnering bijvoorbeeld verspreiden via de nieuwsbrief.

Hou rekening met